Laatst bijgewerkt: 12 oktober 2026

De Orgelpijpjes is een kinderkoor uit Heverlee. Om het koor te laten draaien hebben we gegevens nodig van onze zangers, hun ouders en de mensen die ons helpen. Op deze pagina lees je welke gegevens we bewaren, waarom, hoe lang, en wat je rechten zijn. We houden het zo eenvoudig mogelijk: we verzamelen enkel wat we nodig hebben, we verkopen niets en we gebruiken je gegevens niet voor reclame.

Wie is verantwoordelijk?

De Orgelpijpjes vzw
maatschappelijke zetel: Pompstraat 5 3012 Leuven
Ondernemingsnummer: [BE 0412.516.947]
E-mail: info@orgelpijpjes.be

Voor alle vragen over je gegevens kan je mailen naar info@orgelpijpjes.be.

Welke gegevens bewaren we, en waarom?

Zangers en hun ouders

Bij de inschrijving van een kind vragen we:

• van het kind: voornaam, naam, geboortedatum, geslacht, eventueel een eigen e-mailadres, en of we foto's en video's mogen gebruiken;
• van de ouders of voogden: naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres;
• een noodcontact: naam en telefoonnummer;
• opmerkingen die je zelf meegeeft.

We gebruiken die gegevens om de inschrijving en de herinschrijving te verwerken, het kind in de juiste groep te plaatsen (Orgelijntjes of Orgelpijpjes), het lidgeld op te volgen, ouders te verwittigen over repetities en optredens, en om iemand te kunnen bereiken in een noodgeval. We bewaren per schooljaar ook de inschrijving (nieuw, herinschrijving of gestopt).

Waarom mag dat? Deze gegevens zijn nodig om het lidmaatschap te kunnen uitvoeren. Het noodcontact vragen we om de veiligheid van de kinderen te verzekeren.

Foto's en video's

Bij de inschrijving duid je aan of we foto's en video's van je kind mogen maken en gebruiken op de website, in de nieuwsbrief en in andere communicatie van het koor. We gebruiken beelden enkel als je daarvoor toestemming gaf. Je kan die keuze altijd veranderen via de ledenzone of door ons te mailen. Wil je dat een bepaalde foto verdwijnt, laat het ons weten, dan halen we ze weg.

Helpers, bestuur en sympathisanten

Van helpende handen, bestuursleden, oud-medewerkers en sympathisanten bewaren we naam, e-mailadres, telefoonnummer en eventueel adres en functie. We gebruiken die gegevens om samen te werken, om activiteiten te organiseren en om je de nieuwsbrief te sturen.

Nieuwsbrief en e-mails

We sturen nieuwsbrieven en praktische mails naar de ouders van zangers, oud-leden en hun ouders, helpers, bestuursleden en sympathisanten. Wil je geen nieuwsbrief meer ontvangen, mail dan naar info@orgelpijpjes.be of gebruik de link onderaan elke nieuwsbrief. Je e-mailadres komt dan op een lijst van uitgeschreven adressen. Die lijst bewaren we net om ervoor te zorgen dat je geen nieuwsbrief meer krijgt.

Van elke verzonden mail houden we bij naar welk adres ze vertrok, wanneer en of ze aankwam. Zo kunnen we problemen oplossen en blijven we onder het aantal mails dat we per dag mogen versturen.

De ledenzone

Ouders, helpers en bestuursleden kunnen zich aanmelden in de ledenzone met hun e-mailadres. Er is geen wachtwoord: je krijgt per mail een code van 6 cijfers die 10 minuten geldig is. In de ledenzone kan je de gegevens van je kind bekijken en aanpassen, of laten weten dat je kind stopt. Aanpassingen komen bij het secretariaat terecht, dat ze nakijkt.

Om misbruik te voorkomen houden we bij wanneer er een code gevraagd wordt en wanneer iemand zich aanmeldt, samen met het e-mailadres en het IP-adres.

Inschrijvings- en contactformulier

Wat je in het inschrijvings- of contactformulier invult, gebruiken we alleen om je aanvraag of vraag te beantwoorden.

Wie kan je gegevens zien?

Enkel de vrijwilligers die ze nodig hebben voor hun taak: het secretariaat, het bestuur en de beheerder van de website. Iedereen ziet in de ledenzone enkel wat bij zijn rol hoort. Ouders zien alleen de gegevens van hun eigen kinderen.

We verkopen je gegevens niet en geven ze niet door voor reclame. We werken wel met enkele dienstverleners die gegevens voor ons verwerken, volgens onze instructies:

• Hosting: de website en de gegevens staan op een server van Hetzner Online GmbH, Duitsland, in de Europese Unie.
• E-mail: e-mails en nieuwsbrieven worden verstuurd via Brevo (Frankrijk), in de Europese Unie.

Het lidgeld betaal je via overschrijving. Je bank verwerkt die gegevens volgens haar eigen privacybeleid.

Als de wet ons verplicht gegevens te geven (bijvoorbeeld aan de politie of een rechtbank), doen we dat.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Zangers en hun ouders: zolang het kind lid is. Stopt een kind, dan komt het bij de oud-leden. Contactgegevens van oud-leden en hun ouders bewaren we nog 5 jaar, zodat we hen kunnen uitnodigen voor jubilea en reünies.
• Geweigerde inschrijvingsaanvragen: 1 jaar.
• Helpers, bestuur en sympathisanten: zolang je bij het koor betrokken bent, of tot je vraagt om verwijderd te worden.
• Lijst van uitgeschreven adressen: zolang nodig om te vermijden dat je opnieuw een nieuwsbrief krijgt.
• Gegevens over aanmelden en verzonden mails: 12 maanden
• Boekhouding (lidgeld): zo lang als de wet voor een vzw vereist.

Cookies

Een cookie is een klein bestandje dat een website op je toestel bewaart. Onze website gebruikt enkel cookies die nodig zijn om te werken. We gebruiken geen cookies voor statistieken of reclame, en er worden geen cookies van andere partijen geplaatst. Ook de lettertypes van de website staan op onze eigen server. Daarom vragen we geen toestemming voor cookies.

Cookie	Waarvoor	Hoe lang
wire	Houdt je bezoek bij als je ingelogd bent, bijvoorbeeld in de ledenzone.	Tot je de browser sluit of na een periode zonder activiteit
op_toestel	Enkel als je bij het aanmelden «Onthoud dit toestel» aanvinkt: dan hoef je op dat toestel geen nieuwe code te vragen.	30 dagen

Wanneer je de melding over cookies onderaan de website wegklikt, onthoudt je browser dat in zijn eigen geheugen (localStorage), zonder cookie en zonder gegevens naar ons te sturen.

Je kan cookies altijd verwijderen of blokkeren in de instellingen van je browser. Zonder cookies kan je je niet aanmelden in de ledenzone, maar de rest van de website werkt gewoon.

Hoe beveiligen we je gegevens?

• De website gebruikt een beveiligde verbinding (https).
• Aanmelden gebeurt met een code die per mail verstuurd wordt en maar kort geldig is. Er is een beperking op het aantal pogingen.
• Elke vrijwilliger ziet in de ledenzone enkel wat bij zijn rol hoort.
• We maken elke dag een back-up van de website en de gegevens. Onze hostingpartner bewaart een volledige dagelijkse back-up gedurende 14 dagen. Daarnaast maakt de website zelf elke nacht een kopie van de gegevens, die op dezelfde beveiligde server staat en niet via internet te bekijken is. We bewaren die kopieën 14 dagen, en één kopie per maand gedurende een jaar.
  Een back-up gebruiken we enkel om gegevens terug te zetten na een fout of een technisch probleem, nooit voor iets anders.

Je rechten

Je hebt het recht om:

• te vragen welke gegevens we over jou of je kind bewaren, en er een kopie van te krijgen;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren (veel kan je ook zelf in de ledenzone);
• te vragen om je gegevens te verwijderen, tenzij we ze moeten bewaren voor de wet;
• te vragen dat we het gebruik van je gegevens beperken, of er bezwaar tegen te maken;
• een gegeven toestemming in te trekken, bijvoorbeeld voor foto's.

Mail daarvoor naar info@orgelpijpjes.be. We antwoorden binnen een maand. Om zeker te zijn dat we met de juiste persoon spreken, kunnen we je vragen wie je bent. Voor kinderen oefenen de ouders of voogden deze rechten uit.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Wijzigingen

Als we dit beleid aanpassen, zetten we de nieuwe versie op deze pagina en passen we de datum bovenaan aan. Bij belangrijke wijzigingen laten we het ook weten via de nieuwsbrief.